Как фитнес-клубу считать сезонный отток и планировать выручку по месяцам

Если считать деньги клуба по проданным абонементам, картина почти всегда выглядит лучше, чем есть на самом деле: кассу наполняет предоплата, а услуга растянута на месяцы вперёд. Ниже — рабочий порядок действий: как разделить кассу и выручку, как считать отток каждый месяц и как связать загрузку расписания с прогнозом. Метод подойдёт и студии на сто клиентов, и клубу с несколькими залами. В конце — три шага, которые можно сделать на этой неделе.

Удержание напрямую определяет финансовую устойчивость: чем дольше человек остаётся клиентом, тем выше его ценность для клуба и тем ровнее денежный поток (FitBase). Отток, который видно только по итогам года, мешает планировать аренду, зарплаты и закупки.

Почему сумма проданных абонементов не равна выручке месяца

Абонемент — это будущая выручка, риск оттока и повод для повторной продажи одновременно (FightCRM). Клиент заплатил в марте за год и ходит до следующей весны. Если весь платёж падает в март, апрель и май выглядят беднее, чем они есть. А в месяц, когда продажи просели, денег вдруг не хватает, хотя зал по вечерам полон.

Держите две линии отдельно. Первая — поступления в кассу: сколько денег пришло за месяц, включая предоплаты и персональные тренировки. Вторая — выручка за оказанные услуги: какую часть проданных абонементов вы отработали в этом месяце. Для месячного абонемента разница почти незаметна, для годового она решает многое.

Администратору хватит одной таблицы: месяц, поступления, выручка за оказанные услуги, число продлений, число ушедших. Заполнять её можно раз в неделю, минут за десять. Когда цифры живут только в тетради или в голове администратора, система разваливается на втором месяце — особенно если кто-то уходит в отпуск. Подробнее об этом в статье о том, как выйти из режима ручного управления без найма лишнего персонала.

Как считать сезонный отток без сложных таблиц?

Возьмите базу активных клиентов на первое число: те, у кого действует абонемент и кто хотя бы раз был в клубе за последние недели. В конце месяца посмотрите, кто ушёл: не продлил и перестал появляться. Разделите ушедших на базу в начале месяца — получите отток за этот месяц. Без системы удержания клиенты сгорают уже через 3–6 месяцев (ImpulseCRM), поэтому цифра будет разной от месяца к месяцу, и именно эта разница показывает сезонность.

Считайте отток по фактическому поведению, а не по дате окончания абонемента. Клиент, который перестал ходить в середине годового срока, попадёт в отчёт только через полгода, и всё это время он числится активным.

Три показателя рядом с оттоком

• Заморозки. Их же нельзя складывать с ушедшими: человек не ходит, но абонемент ещё жив.
• Визиты на клиента. Снижение числа посещений заметно задолго до разговора «я передумал».
• Спящие. Те, кто давно не приходил, но абонемент ещё действует. Это готовый список для звонка.

Что даёт план по месяцам по сравнению с планом по абонементам?

Разница проявляется, когда начинается спад. План по абонементам отвечает на вопрос, сколько вы продали. План по месяцам показывает, сколько вы заработаете в каждом конкретном месяце, даже если новые продажи на время остановятся.

Как связать расписание и загрузку тренеров с прогнозом выручки

Расписание — инструмент управления загрузкой (FightCRM). Раз в неделю отмечайте занятия, где заполнено меньше всего мест, и переносите туда клиентов из переполненных слотов. Новых людей для этого искать не придётся, а выручка с уже платящих клиентов вырастет.

Персональные тренировки дают 20–35% выручки, и держится это на загрузке тренеров (ImpulseCRM). Ориентируйтесь на проведённые тренировки: часы в графике показывают только занятость. Пустое окно в середине дня прямо видно в месячном плане как недополученная выручка, поэтому проще двигать расписание, чем потом догонять план скидками.

Отдельная строка плана — возврат спящих. Эти люди уже знают зал, тренеров и расписание, поэтому одно сообщение с понятным поводом даёт результат быстрее, чем реклама на новую аудиторию. Как выстроить такую работу постоянно, разобрано в статье о том, как превратить клиентов в источник новых записей.

Если в этом сезоне вы меняете цены, план по месяцам помогает увидеть, в каком месяце потери от ухода части клиентов компенсируются новой ценой. Приёмы для такого периода собраны в материале о том, как удержать клиентов при росте цен.

Типичные ошибки

• Считать отток по дате окончания абонемента. Сигнал приходит с задержкой в несколько месяцев.
• Складывать заморозки и уходы в одну цифру. После этого план по выручке не сходится с реальностью.
• Смотреть только на новые продажи. В удачный месяц просадка по старой базе остаётся незамеченной.
• Планировать загрузку тренеров по графику вместо факта проведённых тренировок.
• Замечать сезонный спад, когда он уже идёт. Тогда остаются только скидки.
• Не вести список спящих — самых дешёвых клиентов для повторной продажи.