Как обновить цены в CRM фитнес-студии и сохранить старые условия?

Создайте в CRM новые тарифы для будущих продаж, а параметры уже оплаченных абонементов оставьте без изменений. Перед запуском определите, с какого момента действует новая цена, кто сохраняет прежние условия и как система считает продление. Ниже разберём, как разделить старые и новые тарифы, проверить заморозки и настроить напоминания. Такой порядок поможет фитнес-студии перейти на новый прайс без ручного исправления каждого абонемента и разночтений на ресепшене.

Какие условия зафиксировать до изменения цен?

Начните с короткого документа для администратора: какие абонементы меняются, когда начинается продажа по новому прайсу и какие исключения согласовал руководитель. CRM должна отражать эти правила. Если сначала изменить цену, а потом обсуждать исключения, сотрудникам придётся принимать решения прямо во время оплаты.

Разделите действующий абонемент и следующую покупку. У клиента могут сохраниться оплаченные занятия по прежним условиям, но следующий абонемент он купит уже по новому тарифу. Если студия обещала постоянную цену или особые условия продления, отдельно опишите срок и границы этого обещания. Не считайте любое продление автоматическим основанием для старой цены.

• Определите момент перехода: новая цена зависит от даты оплаты, оформления заказа или начала занятий.
• Уточните, что происходит с заявками, которые администратор оформил до смены прайса, но клиент ещё не оплатил.
• Зафиксируйте условия для клиентов с действующим абонементом, заморозкой или переносом занятий.
• Назначьте сотрудника, который согласует исключения и исправляет спорные продажи.

Используйте одно правило во всех точках продажи: на ресепшене, в личном кабинете и при онлайн-записи. Например, если цена определяется датой оплаты, дата первой тренировки не должна менять стоимость. Это пример внутреннего правила студии, а не универсальное требование.

Подготовку сообщения клиентам лучше вести отдельно от технической настройки. В материале о том, как фитнес-клубу перейти на новые цены и не потерять клиентов, можно продолжить работу над самим переходом. Для настройки CRM сначала нужен окончательный список условий.

Как настроить новые тарифы и сохранить оплаченные абонементы?

Проверьте, как ваша CRM связывает тариф и абонемент клиента. В одной системе абонемент сохраняет параметры на момент продажи, в другой изменение общего тарифа затрагивает связанные настройки. Без этой проверки редактировать действующий тариф рискованно. Уточните поведение системы в справке или у поддержки на конкретном примере.

Для перехода используйте отдельную версию тарифа, если CRM поддерживает такой способ. Старый тариф остаётся в истории и обслуживает действующие абонементы, новый появляется среди вариантов для покупки. Название для сотрудников должно различать версии, но клиенту достаточно понятного названия абонемента и актуальной стоимости в BYN.

1. Сохраните текущие настройки тарифа: стоимость, срок, количество занятий и ограничения записи. Используйте выгрузку или снимки экрана, чтобы было с чем сверить результат.
2. Создайте новый тариф на основе действующего. Измените цену и только те параметры, которые студия решила пересмотреть.
3. Настройте доступность нового тарифа для продажи. Проверьте дату запуска и места, где клиент сможет его купить.
4. Уберите старый тариф из новых продаж, сохранив обслуживание действующих абонементов и историю операций.
5. Настройте исключения для продления: кому доступна прежняя цена, до какого события и кто вправе её применить.

Не удаляйте старый тариф только ради короткого списка на экране. Сначала выясните, как удаление повлияет на действующие абонементы, отчёты и возврат к прежним настройкам. Если CRM предлагает архив, проверьте, сохраняет ли он возможность записываться по уже купленному абонементу.

К этому моменту правила перехода зафиксированы, а новый тариф подготовлен. Продажи ещё не запускайте: сначала проверьте поведение системы на тестовом клиенте или в тестовой среде, если она доступна.

Что проверить перед запуском нового прайса?

Пройдите путь клиента от выбора абонемента до записи на занятие. Сумма на странице покупки должна совпадать с суммой в заказе и карточке продажи. Затем откройте действующий абонемент: его остаток занятий, срок и ограничения должны соответствовать прежним условиям.

Проверьте следующие ситуации по отдельности. Для каждой заранее запишите ожидаемый результат, чтобы оценивать настройку по правилам студии, а не по тому, что показал экран.

• Действующий клиент записывается по оплаченному абонементу после запуска нового прайса.
• Новый клиент покупает абонемент через доступный ему канал продаж.
• Клиент продлевает абонемент по общим правилам или по согласованному исключению.
• Клиент возвращается после заморозки либо использует перенесённое занятие.
• Администратор открывает заказ без оплаты, который создал до изменения цен.

Особое внимание уделите связи абонемента с расписанием. В описании онлайн-записи Fitbase абонемент выступает основанием для записи, а система автоматически списывает тренировку. Поэтому после смены тарифа недостаточно увидеть правильную цену: нужно проверить доступ к занятию и списание посещения (Fitbase, материал об онлайн-расписании).

Заморозку проверяйте отдельно от цены. Она меняет доступность или сроки занятий по правилам студии, поэтому смена прайса не должна случайно отменить согласованную паузу. Для этого пригодится инструкция о том, как настроить заморозку абонемента в CRM фитнес-студии.

Если тест обнаружил расхождение, приостановите запуск соответствующего тарифа. Запишите действие, ожидаемый результат и то, что произошло в системе. Такое описание поможет сотруднику или поддержке воспроизвести ошибку без догадок.

Как согласовать напоминания и работу администратора?

Обновите сообщения о продлении вместе с тарифами. Клиент не должен получить напоминание со старой стоимостью, если купить абонемент по ней уже нельзя. Проверьте шаблон сообщения и источник цены: CRM подставляет её из тарифа или хранит прямо в тексте.

Системы для фитнеса предлагают напоминания о занятиях и продлении, а также работу с группами клиентов, у которых снизилась активность (Fitbase). При смене прайса эти возможности стоит связать с правилами продажи: клиенту с особым условием нужен подходящий вариант продления, а не общее сообщение с новой ценой.

Если точная сумма зависит от условий клиента, не вставляйте в общий шаблон одну цену для всех. Направляйте человека в личный кабинет с его предложением или предложите уточнить стоимость у администратора. Перед отправкой проверьте сообщение на тестовой карточке.

Дайте администратору короткую формулировку: «Ваш оплаченный абонемент действует на прежних условиях. Следующий можно оформить по актуальному тарифу. Проверю, есть ли у вас отдельные условия продления». Используйте её только в том случае, если она совпадает с правилами студии и настройками CRM.

После запуска просматривайте продажи по новому тарифу и каждое применение старой цены. Если исключение приходится вводить вручную при каждом продлении, проверьте, можно ли закрепить правило в системе. Здесь полезна совместная настройка клиентской базы, расписания и напоминаний: они должны одинаково определять, что клиент уже оплатил и что покупает сейчас.

Типичные ошибки при смене цен в CRM

• Меняют цену в общем тарифе без проверки связей. Сначала выясните, затронет ли правка действующие абонементы, затем выберите способ перехода.
• Оставляют старый тариф доступным для любой новой продажи. Ограничьте его использование согласованными исключениями.
• Сохраняют старую цену в тексте напоминания. Обновите шаблон или проверьте, откуда CRM подставляет сумму.
• Проверяют только покупку. Дополнительно выполните запись на занятие и проверьте списание посещения по действующему абонементу.
• Хранят исключения только в переписке сотрудников. Отразите согласованное условие в карточке клиента или другом рабочем разделе CRM.

Начните с действия на две минуты: откройте один действующий абонемент и найдите, где CRM хранит его цену — в самой покупке или в связанном тарифе.