Как настроить учёт подарочных сертификатов фитнес-студии в CRM?

Начните с отдельной карточки подарочного сертификата в CRM: укажите его код, содержание подарка, статус и правило срока действия. Затем свяжите карточку с оплатой покупателя, а при обращении получателя — с его записью на занятие. Так администратор сможет проверить остаток и провести посещение без повторной продажи. Ниже разберём, как разделить продажу и использование сертификата, когда запускать срок действия и что делать при отмене записи. Эти правила подойдут небольшой фитнес-студии и клубу с несколькими администраторами.

Что записать в карточке подарочного сертификата?

Сначала опишите, что именно получает человек: право оплатить услуги в пределах номинала или конкретную услугу, например персональную тренировку. Для денежного сертификата ведите остаток в BYN. Если подарок включает занятия, указывайте доступные посещения. У администратора не должно возникать вопроса, что списывать после тренировки.

Для сертификатов настройте отдельный тип записи или раздел CRM. Если система позволяет создавать только абонементы, проверьте, можно ли выделить подарочный продукт и отдельно отметить его активацию. Название тарифа само по себе задачу не решает: понадобятся поля для кода, остатка и истории операций.

• Код сертификата: по нему администратор находит подарок и проверяет, доступен ли он для использования.
• Содержание: номинал или конкретные услуги, а также ограничения на их выбор, если студия их установила.
• Статус: например, «продан», «активирован», «использован» или «срок истёк».
• Срок: событие, с которого начинается отсчёт, и дата окончания после активации.
• Связи и история: покупатель, получатель после обращения, оплата и операции с остатком.

В описании CRM Gym-One отдельно перечислены покупки, посещения, абонементы и оплаты в карточке клиента (источник: Gym-One). Такой набор полезен и для работы с подарками, но поддержку сертификатов нужно проверить отдельно. Попросите показать весь путь: продажу подарка, запись получателя и списание после занятия.

Как провести продажу и связать сертификат с получателем?

При продаже создайте сертификат и привяжите к нему оплату покупателя. Покупатель и посетитель могут быть разными людьми, поэтому не записывайте будущие тренировки на того, кто заплатил за подарок. Карточку получателя свяжите с сертификатом, когда он обратится в студию.

Разделите два события в управленческом учёте: студия получила деньги за подарок, а затем оказала услугу по этому подарку. При записи получателя не добавляйте повторную оплату на ту же сумму. Иначе в отчёте появятся деньги, которых студия второй раз не получала. Порядок бухгалтерского оформления согласуйте отдельно с бухгалтером.

1. Создайте карточку сертификата с уникальным кодом.
2. Свяжите с ней оплату покупателя.
3. При обращении получателя найдите сертификат по коду.
4. Привяжите сертификат к карточке получателя.
5. Укажите сертификат как основание оплаты занятия.

Сразу определите, допускает ли студия передачу сертификата другому человеку. Если допускает, предусмотрите смену получателя с сохранением истории. Создавать новый подарок с полным остатком при каждой передаче нельзя: так один оплаченный сертификат превратится в несколько действующих.

Когда активировать сертификат и запускать срок действия?

Установите одно понятное правило для каждого подарочного продукта. Например, студия может связать активацию с продажей или первым посещением. Это варианты настройки, а не универсальное требование: выбранное условие нужно одинаково отразить в описании подарка и в CRM.

Если срок начинается с первого посещения, простая запись на тренировку не должна автоматически запускать отсчёт. Человек ещё может отменить визит. Настройте активацию по событию, которое соответствует правилам студии, и проверьте, что система сохраняет дату этого события.

Отдельно опишите, что происходит при переносе занятия, заморозке и изменении срока. Правила обычного абонемента не должны автоматически переходить на сертификат. Если студия разрешает продление подарка, администратор фиксирует основание и новую дату, сохраняя прежнюю запись в истории.

Проверьте ещё одну деталь: позволяет ли сертификат записаться на занятие, которое состоится после окончания его срока. Выберите правило заранее. Тогда онлайн-запись и администратор будут давать человеку одинаковый ответ, а спор не придётся решать у входа в зал.

Как учитывать остаток, посещения и отмены записи?

Свяжите сертификат с расписанием так, чтобы при записи администратор видел доступную услугу и остаток. Если CRM поддерживает резервирование, настройте его отдельно от окончательного списания. При отмене записи резерв освобождается, а после посещения система фиксирует использование подарка по правилам студии.

Для денежного сертификата сохраняйте сумму каждой операции и остаток после неё. Если стоимости занятия не хватает, заранее определите порядок доплаты. В записи должны быть видны обе части оплаты: средства сертификата и доплата посетителя. Не закрывайте недостаток ручным изменением номинала.

Для сертификата на услугу сохраняйте связь с конкретным занятием. Повторное нажатие кнопки «посетил» не должно списывать подарок ещё раз. Если администратор ошибся, исправляйте операцию с указанием причины, чтобы следующая смена увидела, откуда появился восстановленный остаток.

Когда группа заполнена, предложите получателю запись через лист ожидания в CRM. Само ожидание свободного места не должно расходовать сертификат. После подтверждения места проверьте доступность подарка на дату занятия.

В клиентской базе отделяйте покупателей подарков от их получателей. После визита получателю полезна информация о подходящих занятиях, тогда как покупатель мог вообще не планировать тренироваться. Для этого пригодится сегментация клиентской базы фитнес-студии по фактическим действиям, включая покупку подарка и первое посещение.

Типичные ошибки при учёте подарочных сертификатов

Проверьте настройки вместе с администратором до начала продаж. Пройдите тестовый сценарий от выпуска сертификата до отмены занятия и посмотрите, какие записи остаются в истории. Особое внимание уделите ситуациям, где действие одного сотрудника меняет доступный остаток.

• Сертификат записали в комментарии к клиенту. Выделите для него отдельную карточку или поля, по которым можно найти код и проверить статус.
• Обычный абонемент запустил срок подарка сразу после продажи. Отделите правило активации сертификата от настроек других продуктов.
• Запись на занятие сразу списала подарок, а отмена не вернула остаток. Настройте связанные операции записи, отмены и посещения.
• Получателю повторно начислили оплату. Свяжите использование подарка с исходным сертификатом и проверьте отчёт о поступлении денег.
• Администратор вручную переписал остаток без объяснения. Сохраняйте причину исправления и историю, чтобы другая смена могла проверить операцию.

Задачу настройки удобно формулировать через эти сценарии: продажа, активация, запись, посещение и отмена. Тогда при настройке CRM, клиентской базы и расписания можно проверить конкретный результат: администратор находит подарок по коду, видит остаток и понимает, какое действие его изменило. Начните с короткой проверки: откройте карточку подарочного сертификата и найдите поле, которое определяет момент его активации.